Nous sommes engagés à protéger la confidentialité
Recueillir vos renseignements personnels est essentiel afin de pouvoir vous offrir des produits et services d’assurance de qualité supérieure. Nous nous efforçons grandement pour préserver l’exactitude, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet.
Notre politique établit des normes élevées de collecte, d’utilisation, de divulgation et d’entreposage des renseignements personnels. Le code de confidentialité de Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada complète notre politique de confidentialité.
Si vous avez des questions concernant la politique de confidentialité ou le code de confidentialité de Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada, veuillez communiquer avec notre Officier de la protection de la vie privée par téléphone au 1-800-465-0661 ou par courriel à l’adresse [email protected].
Dans ce document, vous et votre ou vos désigne l’individu qui est client ou client potentiel de Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada «Old Republic» et nous et notre ou nos désigne Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE OLD REPUBLIC
- Comment nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels
- Nous protégerons vos renseignements personnels
- Votre droit d’accès à vos renseignements personnels
- Comment déposer une plainte
- Pour de plus amples détails
1. Comment nous recueillons, utilisons et divulguons les renseignements personnels
Nous ne demandons que les renseignements dont nous avons besoin.
Nous ne recueillons les renseignements dont nous avons besoin qu’aux seules fins que nous vous avons indiquées.
Nos fichiers sont conservés dans le but de pouvoir vous offrir des produits et services d’assurance que nous croyons adaptés à vos besoins, tout au long de votre vie.
Nous ne vendrons pas vos renseignements personnels.
Pourquoi nous avons besoin des renseignements.
En général, nous devons recueillir des renseignements personnels aux fins suivantes :
- comprendre vos besoins,
- déterminer votre admissibilité,
- continuer à vous offrir la gamme complète de produits et services qui, selon nous, combleront vos besoins changeants et faire le suivi de tels produits et services,
- satisfaire aux exigences réglementaires ou contractuelles se rapportant aux services et produits qui vous sont fournis.
Nous nous assurerons que vous comprenez pourquoi nous avons besoin de ces renseignements en identifiant nos objectifs dans un langage clair et compréhensible.
Nous obtiendrons votre permission.
Nous ne recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels qu’avec votre permission.
Votre permission peut être implicite ou exprimée par écrit et vous pouvez nous l’accorder verbalement, électroniquement ou par le biais de votre représentant autorisé.
Sous réserve de restrictions légales et contractuelles, et en respectant des délais raisonnables, vous pouvez retirer votre permission de recueillir, d’utiliser et de divulguer vos renseignements personnels en tout temps.
Nous vous demanderons votre consentement lorsque nous devrons recueillir ou divulguer vos renseignements médicaux.
Avant de permettre l’accès d’une information à de tierces parties, autrement que pour les besoins d’un agent ou prestataire de services, nous vous informerons des personnes ou entreprises auxquelles nous transmettrons ces renseignements, du type de renseignements que nous désirons partager et de la raison pour laquelle nous voulons le faire, au moment où nous obtenons votre consentement ou avant de rendre disponible ces renseignements.
Nous limiterons la durée de conservation des renseignements.
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire, y compris les mises à jour du produit ou service ou si la loi l’exige.
Lorsque nous procédons à la destruction de renseignements personnels, nous utiliserons des mesures de protection visant à empêcher des parties non autorisées d’en obtenir l’accès en cours de processus.
2. Nous protégerons vos renseignements personnels
Nous sommes responsables de vos renseignements.
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels en notre possession, y compris les renseignements transmis à un fournisseur de service ou agent de tierce partie, afin que nous puissions vous offrir un produit ou service.
Tous les employés, agents et fournisseurs autorisés de services de Old Republic ont la responsabilité de protéger la confidentialité de vos renseignements personnels.
Comment nous protégeons les renseignements.
L’accès à vos renseignements personnels est restreint aux employés, agents et fournisseur autorisés de services de Old Republic qui en ont besoin dans le cadre de leur travail.
Nous avons élaboré et continuons d’améliorer les procédures de sécurité visant à protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée, la copie et l’utilisation ou la modification non autorisées. Nous maintenons des mesures de protection et procédures de sécurité appropriés qui tiennent compte du type de documents, y compris les dossiers électroniques ou sur papier. Nous avons mis en place des mesures organisationnelles, entre autres les habilitations de sécurité et la limitation de l’accès basées sur la nécessité d’accès, ainsi que des mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe et l’encodage.
Bien que nous nous efforcions de protéger tous les renseignements, ceux qui sont les plus sensibles, par exemple les renseignements médicaux, font l’objet du niveau le plus élevé de protection.
3. Votre droit d’accès à vos renseignements personnels
Vos droits.
Comme le prévoit la loi, vous avez le droit de demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et d’exiger de consulter ces renseignements. Lorsque nous aurons obtenu des renseignements médicaux à votre sujet par l’entremise d’une tierce partie, nous ne divulguerons ces renseignements qu’avec le concours de votre médecin.
Vous avez le droit de savoir :
- comment nous avons recueilli vos renseignements personnels,
- comment nous les utilisons et
- à qui ils pourraient être divulgués.
Comment demander une mise à jour ou une correction.
Si vous croyez qu’une partie ou une autre des renseignements que nous avons recueillis à votre sujet est incorrecte ou incomplète, vous avez le droit de nous demander de la modifier.
Si vous démontrez que vos renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, nous y apporterons les modifications requises.
Si vous jugez que nous n’avons pas traité votre demande à votre entière satisfaction, vous pouvez suivre nos procédures de résolution des plaintes.
4. Comment déposer une plainte
Vous pouvez déposer une plainte liée à la confidentialité en communiquant avec l’Officier de la protection de la vie privée de Old Republic. Nous vous expliquerons la procédure de plaintes de Old Republic et nous examinerons toutes les plaintes. Si une plainte est justifiée, nous prendrons toutes les mesures nécessaires pour régler la situation, y compris une modification de nos politiques et pratiques si besoin est. Nous vous informerons également des autres procédures de plainte qui pourraient être à votre disposition.
5. Pour de plus amples détails
For more information, please contact Old Republic Canada’s Privacy Officer at 1-800-530-5446 or by email at [email protected].
CODE DE CONFIDENTIALITÉ DE OLD REPUBLIC
Principe 1 : Responsabilité
Chaque membre, employé ou agent de Old Republic est responsable des renseignements personnels qui sont sous son contrôle. Old Republic a désigné un Officier de la protection de la vie privée qui sera responsable du respect de ce code.
Principe 2 : Identification des objectifs
Les objectifs de la collecte de renseignements personnels devront être identifiés avant ou au moment de la collecte de tels renseignements.
Principe 3 : Consentement
The prior knowledge and permission of the individual are required for the collection, use or disclosure of personal information, except for legal or security reasons.
Principe 4 : Limitation de la collecte
La collecte des renseignements personnels devra se limiter à ce qui est nécessaire aux fins identifiées. Les renseignements personnels devront être recueillis par des moyens justes et légaux.
Principe 5 : Limitation de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation
Les renseignements personnels ne seront pas utilisés, divulgués ou conservés à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, excepté lorsque l’individu concerné le permet ou lorsque la loi le permet ou l’exige.
Principe 6 : Exactitude
Les renseignements personnels devront être exacts, complets et actuels comme le stipulent les objectifs identifiés pour lesquels ils seront utilisés.
Principe 7 : Protection des renseignements
Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de protection appropriés eu égard à la sensibilité de l’information.
Principe 8 : Transparence
Old Republic mettra à la disposition de ses clients les informations spécifiques concernant ses politiques et procédures en matière de gestion des renseignements personnels.
Principe 9 : Accès individuel
À sa demande, tout individu sera informé de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et l’accès à ces renseignements devra lui sera accordé. Tout individu pourra contester l’exactitude et l’intégrité des renseignements et y faire apporter des modifications le cas échéant.
Principe 10 : Traitement des plaintes et suggestions/h4>
Tout individu peut déposer une plainte concernant la conformité aux principes ci-dessus auprès de :
Officier de la protection de la vie privée,
Old Republic, Compagnie d’assurance du Canada
C.P. 557, 100 rue King Ouest
Hamilton ON L8N 3K9
